Betriebskosten: Die gesetzlichen Regelungen im Überblick
Was sagt das Gesetz zu Betriebskosten? Mit der Mietrechtsreform 2001 wurden erstmals Regelungen zur Vereinbarung und Abrechnung von Betriebskosten in das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) aufgenommen. Hier erfahren Sie, was die §§ 556, 556a und 560 BGB für Sie als Mieter bedeuten – verständlich erklärt vom Mieterverein Dresden.
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Was regelt das Gesetz zu Betriebskosten?
Im Rahmen der Mietrechtsreform wurden 2001 erstmals Regelungen über die Vereinbarung und Abrechnung von Betriebskosten in das Bürgerliche Gesetzbuch aufgenommen. Diese sind in den Paragrafen § 556 BGB, § 556a BGB und § 560 BGB zusammengefasst und bilden die rechtliche Grundlage für die Erhebung von Betriebskosten in Mietverhältnissen.
Die folgenden Abschnitte erläutern die wichtigsten Inhalte – von der Wirksamkeit der Vereinbarung über die Abrechnungsfristen bis zu Veränderungen der Betriebskostenhöhe.
Wirksame Vereinbarung von Betriebskosten
Vermieter und Mieter können vereinbaren, dass der Mieter neben der Grundmiete zusätzlich Betriebskosten trägt. Im Umkehrschluss bedeutet das: Ohne eine solche Vereinbarung sind Betriebskosten bereits in der Miete enthalten und können nicht separat verlangt werden.
Pauschale oder Vorauszahlung – die zwei Modelle
- Pauschale: Fester Betrag pro Monat, ohne jährliche Abrechnung
- Vorauszahlung: Monatlicher Abschlag mit jährlicher Endabrechnung – am häufigsten verbreitet
Wichtig: Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Eine bewusst niedrig angesetzte Vorauszahlung, die regelmäßig zu hohen Nachzahlungen führt, ist unzulässig.
Hinweis: Zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarungen sind gesetzlich unwirksam – selbst wenn sie im Mietvertrag stehen.
Was zählt rechtlich als Betriebskosten?
Die gesetzliche Definition nach § 556 Abs. 1 BGB
„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen und Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“
— § 556 Abs. 1 BGB
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) als Detailliste
Welche Positionen konkret unter Betriebskosten fallen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) vom 25. November 2003. Die umlagefähigen Positionen sind dort in § 2 BetrKV abschließend aufgeführt.
Eine vollständige Übersicht aller umlagefähigen Positionen finden Sie in unserem Ratgeber „Betriebskosten – was darf umgelegt werden?“.
Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers
Erbringt der Vermieter Leistungen selbst, die normalerweise durch ein Unternehmen ausgeführt würden (z. B. Gartenpflege oder Hausreinigung), darf er den Betrag ansetzen, der für eine gleichwertige Unternehmensleistung anfallen würde – ohne Umsatzsteuer.
Was sind keine Betriebskosten?
Folgende Kosten sind niemals umlagefähig:
- Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten (Reparaturen, Sanierungen)
- Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung)
Achtung für Mieter von Eigentumswohnungen: In der Abrechnung tauchen häufig Positionen wie Verwaltungsgebühren, Rücklagen oder Reparaturkosten auf. Diese muss der Wohnungseigentümer tragen – nicht der Mieter!
Lassen Sie Ihre Abrechnung im Zweifel durch den Mieterverein juristisch prüfen.
Wann muss der Vermieter abrechnen?
Die 12-Monats-Frist für den Vermieter
Über Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich 12 Monate. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes vorliegen.
Beispiel: Abrechnungszeitraum: 1. Oktober bis 30. September → Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens 30. September des Folgejahres vorliegen.
Diese Frist ist eine Ausschlussfrist für Nachforderungen. Nach Ablauf kann der Vermieter Nachzahlungen nur noch geltend machen, wenn er nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Die 12-Monats-Frist für Mieter (Einwendungsfrist)
Spiegelbildlich gilt für Sie als Mieter: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Nach Ablauf können Einwendungen nur noch geltend gemacht werden, wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist.
Die 30-Tage-Frist für Zahlungen
Wichtig zu wissen:
- Bei einer Nachzahlung geraten Sie 30 Tage nach Zugang der Abrechnung in Zahlungsverzug, wenn die Abrechnung darauf hinweist und keine spätere Frist vereinbart wurde.
- Die gleiche 30-Tage-Frist gilt umgekehrt auch für den Vermieter, wenn dieser ein Guthaben an Sie auszuzahlen hat.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Bei der Abrechnung von Betriebskosten muss der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Das bedeutet konkret: Der Vermieter darf nur diejenigen Betriebsleistungen erbringen oder erbringen lassen, die:
- zum vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache erforderlich sind
- nicht überteuert sind
- nicht vermeidbar sind
Werden die Kosten dadurch deutlich überhöht, können Sie als Mieter eine entsprechende Kürzung geltend machen – die rechtlichen Voraussetzungen prüft die Rechtsberatung im Einzelfall.
Welcher Abrechnungsmaßstab gilt?
Die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter kann auf drei Wegen geregelt sein:
- Durch gesetzliche Regelung – z. B. Heizkostenverordnung für Heiz- und Warmwasserkosten
- Durch Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter im Mietvertrag
- Nach Wohnflächenanteil – wenn nichts anderes vereinbart ist
Achtung: Maßgeblich ist immer die Gesamtwohnfläche des Hauses – nicht nur die aktuell vermietete Fläche! Leerstand darf Ihnen nicht aufgebürdet werden.
Verbrauchsabhängige Abrechnung
Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, müssen nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt.
Beispiele: Wasser nach Wasserzähler, Müll nach Personenzahl, Heizung nach Heizkostenverteiler.
Einseitige Umstellung durch den Vermieter
Wenn bisher etwas anderes vereinbart war, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform einseitig bestimmen, dass künftig Betriebskosten ganz oder teilweise verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Diese Erklärung ist allerdings nur zu Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig.
Sind die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist die Miete entsprechend herabzusetzen.
Veränderungen der Betriebskosten
Pauschalen
Erhöhungen der Betriebskosten kann der Vermieter durch Erklärung in Textform anteilig auf die Mieter umlegen – allerdings nur, wenn diese Möglichkeit im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist.
Sie als Mieter schulden den auf Sie entfallenden Anteil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Bei rückwirkenden Erhöhungen kann der Vermieter höchstens bis zum Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres geltend machen – und nur, wenn er die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis der Erhöhung abgibt.
Bei Ermäßigungen der Betriebskosten muss die Pauschale ab dem Zeitpunkt der Ermäßigung gesenkt werden. Der Vermieter muss Sie darüber unverzüglich informieren.
Vorauszahlungen
Sowohl Vermieter als auch Mieter können nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Auch hier gilt: Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit muss eingehalten werden.
Erklärung „Textform“: Die Textform (z. B. E-Mail, Brief, Fax) trägt modernen Kommunikationswegen Rechnung. Im Gegensatz zur Schriftform muss die Erklärung nicht eigenhändig unterschrieben sein – die Person des Erklärenden muss aber klar genannt und der Abschluss der Erklärung erkennbar gemacht werden.
Häufige Fragen zu Betriebskosten
Welcher Paragraf regelt Betriebskosten im BGB?
Die zentralen Regelungen zu Betriebskosten finden sich in den §§ 556, 556a und 560 BGB. Sie wurden 2001 im Rahmen der Mietrechtsreform eingeführt und regeln Vereinbarung, Abrechnung, Verteilungsmaßstab und Veränderungen der Betriebskosten.
Welche Frist hat der Vermieter zur Betriebskostenabrechnung?
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen. Versäumt er diese Frist, kann er Nachzahlungen nur noch geltend machen, wenn er beweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Welche Frist habe ich als Mieter für Einwendungen?
Sie haben 12 Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen schriftlich beim Vermieter geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen.
Sind Verwaltungskosten umlagefähig?
Nein. Verwaltungskosten sowie Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten zählen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Das gilt auch dann, wenn sie in der Abrechnung des Vermieters auftauchen.
Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit?
Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die für den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache erforderlich sind, nicht überteuert und nicht vermeidbar. Übersteigen die Kosten deutlich das marktübliche Niveau, müssen Sie als Mieter den überhöhten Anteil nicht tragen.
Kann der Vermieter die Vorauszahlung einseitig erhöhen?
Ja – nach einer Abrechnung kann der Vermieter durch Erklärung in Textform die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen. Die Erhöhung muss aber wirtschaftlich begründet sein. Sie als Mieter haben dasselbe Recht, eine Reduzierung zu verlangen, wenn die Vorauszahlung zu hoch angesetzt ist.
Hinweis: Der Mieterverein Dresden bietet regelmäßig Informationsvorträge zum Thema Betriebskosten an. Termine erhalten Sie auf Anfrage in der Geschäftsstelle.
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Nach Erkenntnissen des Deutschen Mieterbundes ist deutschlandweit jede zweite Abrechnung fehlerhaft – schon deshalb lohnt sich die Mitgliedschaft im Mieterverein Dresden.
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