Heizkostenabrechnung prüfen – 16 Tipps für Mieter
Kommt Ihnen Ihre Heizkostenabrechnung „spanisch" vor? Sie sind nicht allein – viele Mieter empfinden die Vielzahl an Zahlen und Fachbegriffen als Fachchinesisch. Doch eine sorgfältige Prüfung lohnt sich fast immer: Mit diesen 16 konkreten Prüfpunkten vom Mieterverein Dresden erkennen Sie Fehler in Ihrer Abrechnung – vom Verteilerschlüssel bis zur Belegeinsicht.
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Warum sollten Sie Ihre Heizkostenabrechnung prüfen?
Heizkosten sind oft der größte Einzelposten in der Betriebskostenabrechnung – und gleichzeitig der fehleranfälligste. Falsche Verteilerschlüssel, unzulässige Reparaturkosten oder fehlerhafte Verbrauchserfassungen können Sie schnell mehrere hundert Euro kosten.
So kompliziert, wie eine Heizkostenabrechnung auf den ersten Blick scheint, ist sie nicht – vorausgesetzt, der Vermieter und der Messdienst halten sich an die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV).
Mit den folgenden 16 Prüfpunkten kontrollieren Sie Ihre Abrechnung systematisch und decken typische Fehler auf.
Heizkosten: Die 16 Prüfpunkte im Detail
1. Über welchen Zeitraum wird abgerechnet?
Der Abrechnungszeitraum steht üblicherweise am Anfang der Abrechnung und beträgt 12 Monate. Auch bei einem Vermieter- oder Verwalterwechsel ist diese Frist verbindlich. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist aus sachlichen Gründen einmalig zulässig – etwa bei Erstbezug, nach einer Haussanierung oder bei Anpassung des Abrechnungsturnus. Mehr als 12 Monate sind in der Regel unzulässig und führen zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung.
Prüfen Sie zusätzlich: Haben Sie Kosten für den angegebenen Zeitraum möglicherweise schon (anteilig) bezahlt?
2. Sind Sie während des Abrechnungszeitraums ein- oder ausgezogen?
In diesem Fall muss der Nutzungszeitraum zusätzlich angegeben und nur die anteiligen Kosten berechnet werden.
Wichtige Punkte:
- Bei Zwischenablesung: Verbrauchskosten werden in der Regel nach dem Ablese-Ergebnis aufgeteilt
- Grundkosten: Verteilung zeitanteilig oder nach der Gradtagszahlenmethode
- Nutzerwechselgebühren: Diese Kosten sind nicht umlagefähig. Es handelt sich nicht um Betriebskosten, sondern um Verwaltungskosten. Eine Umlage auf Mieterinnen und Mieter ist daher auch dann unwirksam, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurde
3. Sind verbrauchte Energiemenge und Preis angegeben?
Die Abrechnung muss die konkrete Energiemenge und den dafür bezahlten Preis ausweisen:
- Fern- oder Nahwärme: in kWh oder MWh
- Erdgas: in kWh oder m³ (cbm)
- Heizöl: in Litern
Bei Ölheizung zusätzlich erforderlich: Anfangs- und Restbestand im Tank sowie alle einzelnen Lieferungen mit Lieferdatum, Menge und Preis.
4. Fallen alle Lieferungen in den Abrechnungszeitraum?
Maßgeblich sind die Kosten der tatsächlich verbrauchten Brennstoffe bzw. der Wärmelieferung im Abrechnungszeitraum.
Wichtig: Eine Abrechnung auf Basis von Abschlagszahlungen des Vermieters an den Energieversorger ist unzulässig (BGH VIII ZR 156/11).
Bei Zweifeln: Belegeinsicht in die Originalrechnungen des Energielieferers verlangen.
5. Sind die weiteren Heizungsbetriebskosten einzeln aufgeführt?
Neben den reinen Brennstoffkosten gehören zur Heizkostenabrechnung weitere Betriebskosten, die einzeln ausgewiesen werden müssen:
- Betriebsstrom
- Wartung
- Immissionsmessung
- Verbrauchserfassung
- Abrechnungskosten
6. Sind nicht umlegbare Kosten enthalten?
Reparaturkosten dürfen niemals umgelegt werden.
Vorsicht bei Vollwartungsverträgen! Dort ist meist ein Kostenanteil für Instandsetzung in der Wartungspauschale enthalten, der nicht umgelegt werden darf.
Miet- oder Leasinggebühren für Wärme- und Warmwasserzähler bzw. Heizkostenverteiler dürfen nur dann umgelegt werden, wenn:
- Der Vermieter die Mieter vor der erstmaligen Anmietung informiert hat
- Die gegenüber dem Kauf entstehenden Mehrkosten mitgeteilt wurden
- Nicht mehr als 50 % der Mieter im Haus widersprochen haben
7. Sind Eichkosten für Wärme- oder Warmwasserzähler korrekt berechnet?
Eichkosten fallen nur alle 5 Jahre an. Sie können:
- Vollständig im Anfalljahr umgelegt werden, oder
- Besser: In jährlichen Raten auf den kommenden Eichzeitraum verteilt werden (nicht vorab!)
Statt Eichkosten dürfen auch Kosten der Wiederbeschaffung von Erfassungsgeräten umgelegt werden.
Wichtig: Kosten der Erstausstattung mit Erfassungsgeräten sind nicht umlagefähig.
8. Hat der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot eingehalten?
Der Vermieter muss bei der Umlage von Kosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Unwirtschaftliche Kosten können entstehen durch:
- Betrieb einer überdimensionierten Heizungsanlage
- Unverhältnismäßig hohe Heiznebenkosten im Verhältnis zu den Brennstoffkosten
- Unangemessen hohe Wartungskosten (Vergleichsbasis: ortsübliche Kosten vergleichbarer Anbieter)
9. Ist die Warmwasserberechnung bei verbundenen Anlagen nachvollziehbar?
Bei verbundenen Heizungs- und Warmwasseranlagen muss die Berechnung nach den Vorschriften der Heizkostenverordnung erfolgen. Seit 2014 muss der Wärmeverbrauch für die Warmwasserbereitung mit einem Wärmezähler gemessen werden. Eine Berechnung nach Formel ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig.
Wird zulässigerweise nach Formel berechnet, müssen alle notwendigen Ausgangswerte in der Abrechnung enthalten sein – sodass die Berechnung (ggf. durch eine sachverständige Person) nachvollziehbar ist. Eine weitere Erläuterung der Berechnungsmethode ist nicht erforderlich (BGH VIII ZR 371/04).
10. Ist eine Vorverteilung nach Nutzergruppen erfolgt?
Eine Vorverteilung nach Nutzergruppen ist erforderlich, wenn:
- Innerhalb der Abrechnungseinheit unterschiedliche Erfassungsgeräte verwendet werden
- Unterschiedliche Gebäude oder Nutzungsarten nebeneinander existieren
Die Berechnung muss in diesem Fall lückenlos nachvollziehbar sein.
11. Entspricht der Verteilerschlüssel der Heizkostenverordnung?
Der Verteilerschlüssel muss den Vorgaben der Heizkostenverordnung und der Vereinbarung im Mietvertrag entsprechen. Das heißt in aller Regel:
- 50–70 % Verbrauchskosten: Verteilung nach erfasstem Verbrauch
- 30–50 % Grundkosten: Verteilung nach Anteil der (beheizten) Wohn-/Nutzfläche oder des (beheizten) umbauten Raumes
Hinweis: Eine Änderung des Verteilerschlüssels ist nur aus sachgerechten Gründen für kommende Abrechnungsperioden zulässig – und muss dem Mieter vorher erklärt werden.
12. Trägt der Vermieter die Grundkosten für Leerstand selbst?
Die Gesamtfläche des Hauses darf bei der Abrechnung nicht um den Anteil leerstehender Räume reduziert werden. Diese Grundkosten muss der Vermieter selbst tragen.
13. Stimmen die Verbrauchseinheiten?
Vergleichen Sie die in der Abrechnung angegebenen Verbrauchseinheiten mit dem Ableseprotokoll oder dem gespeicherten Zählerstand der Erfassungsgeräte.
Praxis-Tipp: Eine Selbstkontrolle am Stichtag kann hilfreich sein.
14. Wird Rohrwärme korrekt berechnet?
Bei erheblichem Anteil nicht erfasster Rohrwärme können auf Basis anerkannter Regeln der Technik (VDI 2077) zusätzliche Verbrauchseinheiten ermittelt und in Rechnung gestellt werden.
Die Abrechnung muss in diesem Fall alle notwendigen Ausgangsangaben enthalten, um die Berechnung nachvollziehen zu können.
15. Wurden Ihre Kosten geschätzt?
Eine Schätzung kann erforderlich sein bei Ausfall von Erfassungsgeräten oder aus anderen zwingenden Gründen.
25-Prozent-Regel: Betrifft die Schätzung mehr als 25 % der Wohnfläche der Abrechnungseinheit, sind alle Kosten nach dem Maßstab für die Grundkosten (Wohnfläche) zu verteilen.
16. Wie können Sie Zweifel klären?
Bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben können Sie vom Vermieter die Belegeinsicht in die Originalbelege verlangen:
- Rechnungen
- Verträge
- Ableseprotokolle für die gesamte Abrechnungseinheit
- Zahlungsnachweise
Prüfen Sie dabei besonders:
- Wurden alle Werte richtig übernommen?
- Sind unzulässige Kosten (z. B. Reparaturkosten) eingeflossen?
- Wurde in allen Räumen (auch in leerstehenden) der Verbrauch erfasst?
Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung
Wie lange darf der Vermieter für die Heizkostenabrechnung brauchen?
Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er Nachzahlungen nur noch geltend machen, wenn er nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Wie hoch ist der Anteil von Verbrauchs- und Grundkosten?
Heiz- und Warmwasserkosten müssen grundsätzlich zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird in der Regel nach der beheizten Wohn- oder Nutzfläche umgelegt. Ausnahmen sind möglich – insbesondere kann vereinbart werden, dass ein höherer Anteil nach Verbrauch abgerechnet wird.
Was darf der Vermieter NICHT als Heizkosten umlegen?
Reparaturkosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Auch Kosten der Erstausstattung mit Erfassungsgeräten dürfen nicht umgelegt werden. Vorsicht ist zudem bei Vollwartungsverträgen geboten, in denen oft unzulässige Instandsetzungsanteile enthalten sind.
Sind Mietgebühren für Heizkostenverteiler immer umlagefähig?
Nein. Miet- oder Leasinggebühren für Wärmezähler, Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler dürfen nur umgelegt werden, wenn der Vermieter die Mieter vor der erstmaligen Anmietung über die Mehrkosten informiert hat und nicht mehr als 50 Prozent der Mieter widersprochen haben.
Habe ich ein Recht auf Belegeinsicht?
Ja. Sie können vom Vermieter Einsicht in alle Originalbelege verlangen, die der Abrechnung zugrunde liegen – einschließlich Rechnungen, Verträgen und Ableseprotokollen für die gesamte Abrechnungseinheit.
Was passiert bei einer Schätzung des Verbrauchs?
Eine Schätzung ist bei Ausfall von Erfassungsgeräten oder aus anderen zwingenden Gründen zulässig. Betrifft die Schätzung mehr als 25 Prozent der Wohnfläche, müssen alle Kosten nach dem Maßstab für die Grundkosten (Wohnfläche) verteilt werden.
Lassen Sie Ihre Heizkostenabrechnung juristisch prüfen
Heizkostenabrechnungen sind komplex – und gerade deshalb fehleranfällig. Der Mieterverein Dresden hilft Ihnen im Rahmen der Mitgliedschaft bei der Prüfung Ihrer Abrechnung.
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