Nebenkostenabrechnung selbst prüfen - 16 Tipps zu Betriebskosten
Jede zweite Betriebskostenabrechnung in Deutschland ist fehlerhaft. Hohe Nachzahlungen, unzulässige Positionen oder falsche Verteilerschlüssel kosten Mieter oft mehrere hundert Euro. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Prüfung Ihrer Abrechnung achten sollten – und wie der Mieterverein Dresden Sie dabei unterstützt.
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Nach Erfahrungen des Mietervereins Dresden und Umgebung e.V. weisen zahlreiche Betriebskostenabrechnungen Fehler auf. Der Deutsche Mieterbund schätzt sogar, dass jede zweite Abrechnung fehlerhaft ist. Eine sorgfältige Prüfung lohnt sich daher immer – häufig lassen sich mehrere hundert Euro sparen.
Wichtig ist: Für Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung haben Mieterinnen und Mieter grundsätzlich zwölf Monate Zeit. Das bedeutet aber nicht, dass eine geforderte Nachzahlung so lange zurückgehalten werden darf. Berechtigte Nachzahlungen werden in der Regel deutlich früher fällig – häufig etwa 30 Tage nach Zugang der Abrechnung. Deshalb sollte die Abrechnung möglichst zeitnah geprüft werden. Folgende 16 Punkte sollten Sie bei Erhalt Ihrer Betriebskostenabrechnung unbedingt beachten.
Warum sollten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung prüfen?
Betriebskosten: 16 Prüfpunkte im Detail
1. Ist die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag überhaupt vereinbart?
Die Umlage von Betriebskosten ist nur zulässig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Wurde der Mietvertrag vor dem 3. Oktober 1990 abgeschlossen, konnte der Vermieter bis zum 31. Dezember 1997 einseitig erklären, dass neben der Grundmiete Betriebskosten zu zahlen sind.
2. Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist von 12 Monaten eingehalten?
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Abrechnungsperiode vorliegen. Ist das nicht der Fall, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen – es sei denn, er kann nachweisen, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung liegt beim Vermieter.
3. Werden nur zulässige Kostenpositionen verlangt?
Umlagefähige Betriebskostenarten sind abschließend in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert. Kosten für Instandsetzung, Verwaltung oder Beiträge zum Grundeigentümerverband sind keine Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden.
4. Werden nur vereinbarte Kostenpositionen verlangt?
Eine ausdrückliche Aufzählung jeder einzelnen Betriebskostenposition im Mietvertrag ist nicht zwingend erforderlich. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann es ausreichen, wenn im Mietvertrag vereinbart ist, dass „Betriebskosten“ vom Mieter zu tragen sind. Gemeint sind dann grundsätzlich die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Bei älteren Mietverträgen kann auch noch auf die Anlage 3 zu § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung Bezug genommen werden.
Anders ist es, wenn der Mietvertrag die umlagefähigen Betriebskosten abschließend auf bestimmte Positionen beschränkt. Dann müssen Mieterinnen und Mieter auch nur für diese vereinbarten Positionen aufkommen.
5. Enthält die Abrechnung eine Position „sonstige Betriebskosten"?
Die Position „sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17 in § 2 BetrKV) ist kein Auffangbecken für alle denkbaren oder vergessenen Kosten. Welche Kosten unter „Sonstiges“ abgerechnet werden dürfen, muss im Mietvertrag namentlich vereinbart sein.
6. Lassen sich alle Kosten dem Abrechnungszeitraum zuordnen?
Die Zuordnung kann nach dem Leistungsprinzip (welche Kosten sind im Abrechnungszeitraum entstanden) oder dem Abflussprinzip (welche Rechnungen hat der Vermieter im Abrechnungszeitraum bezahlt) erfolgen. Üblicherweise wird für Mietwohnungen nach dem Leistungsprinzip abgerechnet. Für Heizkosten nach der Heizkostenverordnung ist das Abflussprinzip ausgeschlossen.
7. Ist die Abrechnung nachvollziehbar und nachprüfbar?
Die Abrechnung muss für einen Laien klar und verständlich sein und folgende Mindestangaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten für das Haus oder die Wirtschaftseinheit
- Mitteilung und Erläuterung des Umlagemaßstabes
- Berechnung des eigenen Anteils
- Angabe der geleisteten Vorauszahlungen
- Feststellung des Gesamtergebnisses
Bei Bedarf können Sie als Mieter Einsicht in die Originalbelege verlangen. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Verträge – etwa Hausmeister- oder Wartungsverträge –, die Gesamtabrechnung des Hauses, Ableseprotokolle für die eigene Wohnung und für das gesamte Haus sowie Zahlungsnachweise. Zur Aushändigung von Fotokopien ist der Vermieter im Regelfall jedoch nicht verpflichtet.
8. Wurde der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet?
Der Vermieter darf nur wirtschaftlich vernünftige Betriebskosten umlegen. Für unverhältnismäßige, vermeidbare oder überteuerte Betriebskosten müssen Sie nicht aufkommen. Zur Überprüfung ist meist eine Belegeinsicht erforderlich.
9. Wurden die Gesamtkosten offengelegt?
Der Vermieter muss die Gesamtkosten, gegliedert nach Rechnungspositionen, offenlegen. Die einzelnen Positionen müssen sich eindeutig aus Rechnungsbelegen ableiten lassen.
10. Ist die Höhe der Kosten plausibel?
Sind Kosten einer Position im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen, sollten Sie aufmerksam werden. Solche Abweichungen können verschiedene Ursachen haben – etwa Preissteigerungen, einen Anbieterwechsel, zusätzliche Leistungen oder auch Abrechnungsfehler. Deshalb empfiehlt es sich, beim Vermieter nachzufragen und die Belege einzusehen.
Besonders sorgfältig sollten Sie verbrauchsabhängige Kosten prüfen, etwa für Wasser oder Heizung. Liegt Ihr Anteil deutlich über dem Durchschnitt im Haus, kann dies an Ihrem Verbrauchsverhalten liegen. Möglich sind aber auch defekte Messgeräte, Ablesefehler oder Fehler bei der Verbrauchserfassung.
11. Wurden die Umlagemaßstäbe korrekt angewendet?
Wenn nichts Abweichendes vereinbart ist, gilt in der Regel die Wohnfläche als Basis. Verbrauchs- oder verursachungsbedingt entstandene Kosten sind nach einem Maßstab abzurechnen, der dem gemessenen Verbrauch Rechnung trägt. Eine einseitige Veränderung des vereinbarten Umlagemaßstabes durch den Vermieter ist unzulässig – Ausnahme: künftige verbrauchsabhängige Verteilung, z. B. nach Einbau von Wasseruhren.
12. Wurden leerstehende Wohnungen in der Abrechnung berücksichtigt?
Betriebskosten für leerstehende Wohnungen dürfen den übrigen Mietern nicht angelastet werden. Wird nach Wohnflächenanteilen abgerechnet, darf die Gesamtwohnfläche des Hauses nicht um den Flächenanteil der leerstehenden Wohnungen vermindert werden. Beim Verteilerschlüssel „Personen“ ist für die leerstehende Wohnung in der Regel die durchschnittliche Belegung im Haus anzusetzen.
13. Verursachen gewerbliche Mieter höhere Kosten?
Bei einem gemischt genutzten Gebäude dürfen Wohnungsmieter nicht mit erheblichen Mehrkosten belastet werden, die ausschließlich durch gewerbliche Nutzung entstehen. Der Vermieter muss die Kosten für gewerbliche Mieter zwar nicht zwingend getrennt berechnen – aber nur, wenn den Wohnungsmietern dadurch keine erheblichen Nachteile entstehen.
14. Wie hoch dürfen Messdifferenzen sein?
Zwischen der Verbrauchsanzeige am Hauptwasserzähler und der Summe der Wohnungswasserzähler kann eine Differenz auftreten, die innerhalb einer Toleranz von 20 bis 25 Prozent zulässig ist. Höhere Abweichungen sprechen für einen Fehler im Versorgungssystem, wofür der Vermieter die Verantwortung trägt.
15. Achtung bei Eigentumswohnungen!
Mieter von Eigentumswohnungen finden in ihrer Abrechnung häufig Positionen, die zwar der Wohnungseigentümer, nicht aber der Mieter, bezahlen muss (z. B. Verwaltungsgebühren, Rücklagen, Reparaturkosten). Eine Abrechnung nach Miteigentumsanteilen ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
16. Stimmen die Rechenschritte und das Abrechnungsergebnis?
Rechnen Sie nach, ob Ihre Kostenanteile für alle Positionen korrekt berechnet wurden. Prüfen Sie, ob der angegebene Betrag für Vorauszahlungen mit der Summe Ihrer monatlich geleisteten Zahlungen übereinstimmt – gelegentlich werden hier Soll- statt Ist-Zahlungen angesetzt. Überprüfen Sie auch, ob Überträge (z. B. aus der Heizkostenabrechnung) korrekt sind und das Abrechnungsergebnis richtig errechnet wurde.
Wichtig: In Ruhe prüfen
Zur Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung haben Sie nach überwiegender Rechtsauffassung etwa einen Monat Zeit – nicht zu verwechseln mit der Einwendungsfrist von zwölf Monaten. Ist eine Belegeinsicht erforderlich, können Sie eine vertraute Person mitnehmen oder bevollmächtigen.
Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung
Wie lange darf der Vermieter für die Betriebskostenabrechnung brauchen?
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Versäumt er diese Frist, kann er keine Nachzahlung mehr geltend machen – außer er weist nach, dass er die Verzögerung nicht zu vertreten hat.
Welche Kosten dürfen in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden?
Umlagefähig sind nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten Kostenarten. Verwaltungskosten, Instandsetzungskosten oder Beiträge zum Grundeigentümerverband zählen nicht dazu und dürfen nicht umgelegt werden.
Wie viel Zeit habe ich, um die Betriebskostenabrechnung zu prüfen?
Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung können Sie grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten erheben. Trotzdem sollten Sie die Abrechnung zeitnah prüfen: Berechtigte Nachzahlungen können deutlich früher fällig werden, häufig etwa 30 Tage nach Zugang der Abrechnung. Bei Zweifeln sollten Sie daher frühzeitig Belegeinsicht verlangen und Einwendungen schriftlich mitteilen.
Was kann ich tun, wenn die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist?
Sie können binnen zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Einwendungen erheben. Eine juristische Prüfung durch einen Rechtsberater – etwa beim Mieterverein Dresden – hilft Ihnen, Fehler zuverlässig zu erkennen und Ansprüche durchzusetzen.
Habe ich ein Recht auf Belegeinsicht?
Ja. Auf Verlangen muss der Vermieter Ihnen Einsicht in die Originalbelege gewähren – einschließlich Rechnungen, Verträgen (z. B. Hausmeisterverträge), der Gesamtabrechnung des Hauses, Ableseprotokollen für die Wohnung und das gesamte Haus sowie Zahlungsnachweisen. Zur Herausgabe von Fotokopien ist er allerdings nicht verpflichtet.
Müssen Mieter Kosten für leerstehende Wohnungen mittragen?
Nein. Betriebskosten für leerstehende Wohnungen muss der Vermieter selbst tragen. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.
Lassen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung juristisch prüfen
Nach Erkenntnissen des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Lassen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung deshalb vom Rechtsberater des Mietervereins Dresden juristisch prüfen – schon deshalb lohnt sich die Mitgliedschaft.
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